¿Qué hacer con esas tareas resistentes, que se van quedando en el tintero, que parecen no tener una solución a la primera? La Gestión de Tareas es un método colaborativo para éstas tareas. Hacer un simple listado de tareas facilita una priorización gruesa aplicándoles un GUT (gravedad, urgencia, tendencia). Así el usuario "ve" las prioridades de acuerdo a sus consecuencias.

Seguramente las primeras tareas priorizadas, serán complejas y difíciles. Para esas se puede aplicar un análisis de problema que permite llegar a las causas básicas y generar soluciones más allá de la mitigación de síntomas. Clarificado lo conceptual, conviene avanzar y hacer un plan básico. No sólo fijar la fecha de «clavar la pala» y fragmentar en «fin obra gruesa», «fin terminaciones» y «partida» sino que también establecer la emoción requerida, los motivos y los beneficios para hacerlo. Estos últimos son tres ejes esenciales que actúan como actitud, motores y bencina para la solución del problema que levanta la tarea.

Así el 20% de las tareas complejas toman un camino firme y seguro. La fijación de fechas (optimista, realista y pesimista) ayudará a hacer un seguimiento y resolver alternativas cuando las cosas no están pasando como queremos; porque muchas veces esas tareas importantes se postergan por la urgencia de otras piedras en el zapato. Entonces nuestra voluntad  debe empoderarlas para que tomen prioridad.

Introducción:

 

La gestión de tareas es la actividad más productiva y eficente para la actividad de cualquier persona. Si es un ejecutivo su importancia es aún mucho mayor; para ellos desarrollar esto de manera científica supone ser experto en planificación y organización del trabajo.

Recorremos, el diario vivir, haciendo notas de tareas, que recordamos en un chispazo, para no olvidarlas. Así vamos priorizando y desarrollando nuestras tareas. Muchas son muy simples y van haciéndose. Pocas son complejas y van quedando en el tintero y repitiéndose hasta que, tomando el toro por las astas, nos hacemos de valor y nos sentamos a pensarlo y hacerlo. Estas son las tareas que conviene aprender a gestionar. Son complejas, son importantes y tienen impacto por eso no las hacemos intuitivamente o de manera automática.

En estas tareas solemos cometer los siguientes errores:

 

Nos concentramos, ordenamos las ideas y definimos un curso de acción. Los errores son:

  1. La solución no funciona espontáneamente, nos desanimamos y no perseveramos pensando que no tiene solución y que el tiempo hará que decante. Es un camino válido y riesgoso, como cuando se espera, enfermo en observación, para ver la evolución de una enfermedad.
  2. No elegir entre más de 5 alternativas, en lo posible 10 sino que avanzar por un camino mental de mejorar una misma alternativa.
  3. Mal diagnóstico del problema. No vemos problemas sino que síntomas; la eliminación de los síntomas muchas veces no resuelve el problema, sólo mitiga el síntoma. Hay técnicas básicas y sofisticadas para el análisis de problemas que es lo mismo que pasar del síntoma a la causa básica o basal.

Tres propuestas profesionales: Encargos gerenciales, riesgos catastróficos y causas de problemas.

Esta soluciones, de gestión -por proyecto o por hora- busca hacer variable el costo ejecutivo para pequeños Holding y Family Office porque permite reducir el gasto fijo estructural. Se tiene un Gerente disponible, a tiempo parcial y según se necesite.

Esto se afiata bien con la planificación táctica colaborativa y sirve para ordenar las ideas, priorizarlas y organizarlas de una manera eficiente para que los costos se minimicen y el tiempo se acote. Un buen foco en la organización táctica permite resultados rápidos y productivos.

Este es un servicio externalizado, de tiempo parcial, de planificación, organización y gestión de encargos. Busca hacer más eficiente la ejecución de una idea, un proyecto o la realización de una tarea delicada y compleja. Facilita el desarrollo de las actividades, desde un consenso de los principales actores, clarificando el qué hacer y el cómo hacerlo. Ausculta motivaciones que favorecen los motivos, descubre los motores y combustibles que impulsan el proyecto, fija los Hitos principales y crea focos, asegurando un camino sin prisa y sin pausa.

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